Prozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung
Anträge, Genehmigungen, Freigaben. Verwaltungsprozesse sind oft gewachsen und nie hinterfragt worden. LeanShift macht die Durchlaufzeiten von Verwaltungsabläufen messbar und zeigt Optimierungspotenziale.
Herausforderungen
Lange Bearbeitungszeiten
Anträge liegen Tage oder Wochen in Warteschlangen, obwohl die reine Bearbeitungszeit Minuten beträgt.
Medienbrüche
Papier, E-Mail, Fachsystem, Excel. Informationen werden zwischen Medien übertragen und gehen verloren.
Fehlende Standards
Jeder Sachbearbeiter bearbeitet denselben Vorgang anders. Ergebnisqualität schwankt.
Bürgererwartungen
Bürger erwarten digitale, schnelle Services. Die internen Prozesse hinken hinterher.
Relevante Kennzahlen
Typisches Prozessbeispiel
Vorgangsdurchlauf messen
Einen typischen Antrag von Eingang bis Bescheid begleiten und jeden Schritt zeitlich erfassen.
Liegezeiten identifizieren
Wo liegt der Vorgang, und warum? Fehlende Unterlage, Zeichnung, Abstimmung?
Wertschöpfung bestimmen
Welche Schritte erzeugen tatsächlich Wert für den Bürger? Oft unter 5 % der Durchlaufzeit.
Standard entwickeln
Beste Bearbeitungsreihenfolge als Checkliste dokumentieren.
Verbesserung messen
Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit im Vorher-Nachher-Vergleich.
Typische Ergebnisse
Relevante Methoden
Häufige Fragen
Funktioniert Lean in der Verwaltung?
Ja. Lean Administration ist erprobt, von Bauämtern bis Finanzämtern. Die Werkzeuge sind identisch zur Produktion, die Verschwendungsarten auch.
Brauche ich die Unterstützung der IT-Abteilung?
Nein. LeanShift läuft auf jedem Smartphone oder Tablet, braucht kein Netzwerk und keine Installation. Die IT muss nicht involviert werden.
Wie überzeuge ich die Führungsebene?
Mit Zahlen. Eine Woche Messung mit LeanShift zeigt die reale Liegezeit vs. Bearbeitungszeit. Diese Fakten sind überzeugender als jedes Konzeptpapier.