Опрости процесите в малка фирма: стандарти, които наистина издържат

В малка или средна фирма всичко е лично. Това е силата: къси пътища, бързи решения, всички се познават. И това е рискът: един отпуск, едно боледуване, едно напускане, и внезапно никой не знае как всъщност се върши задачата.

Числото, което прави това видимо, е разпръсването. Вземи задача, която вършат няколко души, и я измери по три пъти на човек. Не за да сравниш кой е по-бърз, а за да видиш колко далеч се разминават пътищата.

Реален пример: една и съща задача, петима души, измерени времена от 22, 26, 31, 38 и 45 минути. Това разпръсване не е разлика в таланта. Това е липсващ стандарт. И е скъпо, защото планирането използва средното, докато реалността се появява с тези 45 минути.

Второто число е делът на преработката. Колко задачи се връщат, колко често някой трябва да ги преработи? Запиши причините и рядко ще откриеш двайсет различни. Обикновено са три и се повтарят.

Стандартът не е клетка, той е най-добрият познат начин, докато някой не открие по-добър. Точно така трябва да бъде и написан. Напишеш ли го сам на бюрото, той никога не стига до цеха. Напишеш ли го с хората, които го изминават всеки ден, те сами ти го предават.

Капанът: да направиш най-бързия човек еталон. Стандартът не е най-доброто време в добър ден, а най-добрият сигурен начин, който нов колега може да овладее след една седмица. Иначе имаш стандарт, който никой не спазва, а това е по-лошо от липсата на стандарт.

Първата стъпка: вземи задачата, която поражда най-много въпроси. Наблюдавай я три пъти, запиши най-добрия начин, изпробвай го с екипа за една седмица. След това потокът решава, не настроението на деня.