Egyszerűsítsd a folyamatokat egy kisvállalkozásban: olyan szabványok, amelyek valóban kitartanak

Egy kis- vagy középvállalkozásban minden személyes. Ez az erősség: rövid utak, gyors döntések, mindenki ismer mindenkit. És ez a kockázat is: egy szabadság, egy betegség, egy távozás, és hirtelen senki sem tudja, hogyan is megy valójában a munka.

A szám, amely láthatóvá teszi ezt, a szórás. Végy egy feladatot, amelyet többen is elvégeznek, és mérd meg háromszor személyenként. Nem azért, hogy összehasonlítsd, ki gyorsabb, hanem hogy lásd, mennyire válnak szét az utak.

Egy valós példa: ugyanaz a feladat, öt ember, mért idők: 22, 26, 31, 38 és 45 perc. Ez a szórás nem tehetségbeli különbség. Ez egy hiányzó szabvány. És drága, mert a tervezés az átlaggal számol, miközben a valóság a 45 perccel jelentkezik.

A második szám az utómunka aránya. Hány feladat jön vissza, milyen gyakran kell valakinek újra átnéznie? Ha felírod az okokat, ritkán találsz húsz különbözőt. Rendszerint három van, és ezek ismétlődnek.

A szabvány nem ketrec, hanem a jelenleg ismert legjobb út, amíg valaki jobbat nem talál. Ennek megfelelően kell megírni is. Ha egyedül írod meg az íróasztalnál, sosem ér le a gyakorlatba. Ha azokkal írod, akik nap mint nap végigjárják, ők adják majd kézbe.

A csapda: a leggyorsabb embert tenni mércévé. A szabvány nem a legjobb idő egy jó napon, hanem a legjobb biztonságos út, amelyet egy új munkatárs is elboldogul egy hét után. Különben olyan szabványod lesz, amelyet senki sem követ, ez pedig rosszabb, mintha nem is lenne.

Az első lépés: válaszd ki azt a feladatot, amely a legtöbb kérdést veti fel. Figyeld meg háromszor, írd fel a legjobb módszert, teszteld le a csapattal egy hétig. Ezután a folyamat dönt, nem a napi hangulat.