छोटी कंपनी में प्रक्रियाओं को सरल बनाएँ: ऐसे मानक जो सच में टिकते हैं
छोटी या मध्यम कंपनी में सब कुछ व्यक्तिगत होता है। यही ताक़त है: छोटे रास्ते, तेज़ फ़ैसले, हर कोई हर किसी को जानता है। और यही जोखिम भी है: एक छुट्टी, एक बीमारी, एक विदाई, और अचानक किसी को नहीं पता कि काम असल में कैसे चलता है।
जो संख्या इसे दृश्यमान बनाती है वह है फैलाव। एक ऐसा काम लें जिसे कई लोग करते हैं और हर व्यक्ति के लिए उसे तीन बार मापें। यह देखने के लिए नहीं कि कौन तेज़ है, बल्कि यह देखने के लिए कि तरीक़े एक-दूसरे से कितने दूर बिखर जाते हैं।
एक असली उदाहरण: वही काम, पाँच लोग, मापा गया समय 22, 26, 31, 38 और 45 मिनट। यह फैलाव प्रतिभा का फ़र्क़ नहीं है। यह एक अनुपस्थित मानक है। और यह महँगा है, क्योंकि योजना औसत का इस्तेमाल करती है जबकि हक़ीक़त 45 मिनट लेकर सामने आती है।
दूसरी संख्या है दोबारा काम की दर। कितने काम वापस आते हैं, कितनी बार किसी को उसे फिर से करना पड़ता है? कारण लिख लें, तो शायद ही कभी बीस अलग-अलग कारण मिलेंगे। आम तौर पर तीन होते हैं, और वे बार-बार दोहराते हैं।
मानक कोई पिंजरा नहीं है, यह अब तक का सबसे अच्छा जाना हुआ तरीक़ा है, जब तक कोई उससे बेहतर तरीक़ा न खोज ले। इसे लिखा भी इसी तरह जाना चाहिए। इसे अकेले डेस्क पर लिखेंगे तो यह कभी शॉप फ़्लोर तक नहीं पहुँचेगा। इसे उन लोगों के साथ लिखें जो इसे रोज़ चलते हैं, और वे इसे ख़ुद आपके हाथ में सौंप देंगे।
जाल यह है: सबसे तेज़ व्यक्ति को मानदंड बना देना। मानक किसी अच्छे दिन का सबसे अच्छा समय नहीं है, यह वह सबसे अच्छा और सुरक्षित तरीक़ा है जिसे एक नया सहकर्मी एक सप्ताह के बाद संभाल सके। वरना आपके पास एक ऐसा मानक होगा जिसे कोई नहीं मानता, और यह किसी मानक के न होने से भी बुरा है।
पहला क़दम: वह काम चुनें जो सबसे ज़्यादा सवाल पैदा करता है। उसे तीन बार देखें, सबसे अच्छा तरीक़ा लिख लें, एक सप्ताह टीम के साथ उसे आज़माएँ। इसके बाद फ़ैसला प्रवाह करेगा, दिन का मूड नहीं।