Processen vereenvoudigen in een klein bedrijf: standaarden die echt standhouden
In een klein of middelgroot bedrijf is alles persoonlijk. Dat is de kracht: korte lijnen, snelle beslissingen, iedereen kent iedereen. En het is het risico: één vakantie, één ziekmelding, één vertrek, en plotseling weet niemand meer hoe de klus eigenlijk loopt.
Het getal dat dit zichtbaar maakt is de spreiding. Neem een klus die meerdere mensen doen en meet hem drie keer per persoon. Niet om te vergelijken wie sneller is, maar om te zien hoe ver de aanpakken uit elkaar liggen.
Een echt voorbeeld: dezelfde klus, vijf mensen, gemeten tijden van 22, 26, 31, 38 en 45 minuten. Die spreiding is geen verschil in talent. Het is een ontbrekende standaard. En het is duur, omdat de planning uitgaat van het gemiddelde terwijl de werkelijkheid opdaagt met de 45 minuten.
Het tweede getal is het percentage herwerk. Hoeveel klussen komen terug, hoe vaak moet iemand er opnieuw overheen? Schrijf de oorzaken op en je vindt zelden twintig verschillende. Meestal zijn het er drie, en die herhalen zich.
Een standaard is geen kooi, het is de beste bekende manier totdat iemand een betere vindt. Zo moet hij ook geschreven worden. Schrijf hem alleen aan een bureau en hij bereikt de vloer nooit. Schrijf hem samen met de mensen die hem dagelijks lopen en zij dragen hem aan jou over.
De valkuil: de snelste persoon als maatstaf nemen. Een standaard is niet de beste tijd op een goede dag, het is de beste veilige manier die een nieuwe collega na een week aankan. Anders heb je een standaard die niemand volgt, en dat is erger dan geen standaard.
De eerste stap: neem de klus die de meeste vragen oplevert. Bekijk hem drie keer, schrijf de beste manier op, test hem één week met het team. Daarna beslist de flow, niet de stemming van de dag.