중소기업 프로세스 단순화하기: 실제로 지켜지는 표준 만들기

중소기업에서는 모든 것이 사람 중심으로 돌아갑니다. 이것이 강점입니다. 짧은 소통 경로, 빠른 결정, 서로를 잘 아는 사이. 그런데 이것이 리스크이기도 합니다. 휴가 하루, 병가 하루, 퇴사 한 번이면 갑자기 그 일이 실제로 어떻게 돌아가는지 아무도 모르게 됩니다.

이를 눈에 보이게 하는 숫자는 편차입니다. 여러 사람이 하는 업무 하나를 골라 각자 세 번씩 측정해 보세요. 누가 더 빠른지 비교하기 위해서가 아니라 방식들이 얼마나 벌어지는지 보기 위해서입니다.

실제 사례입니다. 같은 업무, 5명, 측정된 시간은 22분, 26분, 31분, 38분, 45분이었습니다. 이 편차는 재능의 차이가 아닙니다. 표준이 없는 것입니다. 그리고 이는 비용이 큽니다, 계획은 평균을 기준으로 세워지는데 현실은 45분으로 나타나기 때문입니다.

두 번째 숫자는 재작업 비율입니다. 얼마나 많은 업무가 다시 돌아오는가, 얼마나 자주 누군가 다시 손봐야 하는가? 원인을 적어보면 스무 가지씩 나오는 경우는 드뭅니다. 대개는 세 가지이고, 그것이 반복됩니다.

표준은 우리를 가두는 틀이 아니라 더 나은 방식을 찾을 때까지 알려진 가장 좋은 방법입니다. 표준을 만드는 방식도 그래야 합니다. 책상에 혼자 앉아서 쓰면 절대 현장에 닿지 못합니다. 매일 그 일을 하는 사람들과 함께 쓰면 그들이 직접 표준을 건네줍니다.

함정은 이렇습니다. 가장 빠른 사람을 기준으로 삼는 것입니다. 표준은 컨디션 좋은 날의 최고 기록이 아니라 신입 동료가 일주일 뒤 안정적으로 해낼 수 있는 가장 안전하고 좋은 방법입니다. 그렇지 않으면 아무도 따르지 않는 표준이 생기고, 이는 표준이 없는 것보다 더 나쁩니다.

첫걸음은 이렇습니다. 질문이 가장 많이 나오는 업무를 고르세요. 세 번 관찰하고, 가장 좋은 방법을 적고, 팀과 함께 일주일 동안 시험해 보세요. 그 이후에는 그날의 기분이 아니라 흐름이 결정합니다.