Đơn giản hóa quy trình trong doanh nghiệp nhỏ: những tiêu chuẩn thực sự có thể áp dụng lâu dài

Trong một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, mọi thứ đều mang tính cá nhân. Đó chính là sức mạnh: đường đi ngắn, quyết định nhanh, ai cũng biết ai. Nhưng đó cũng là rủi ro: chỉ một kỳ nghỉ, một trận ốm, một người nghỉ việc, thế là đột nhiên không ai biết công việc thực sự vận hành ra sao.

Con số giúp nhìn rõ điều này là độ phân tán. Hãy chọn một công việc mà nhiều người cùng làm và đo thời gian 3 lần cho mỗi người. Không phải để so sánh ai nhanh hơn, mà để xem các cách làm chênh lệch nhau đến mức nào.

Một ví dụ thực tế: cùng một công việc, 5 người, thời gian đo được là 22, 26, 31, 38 và 45 phút. Sự chênh lệch đó không phải là khác biệt về năng lực. Đó là dấu hiệu của một tiêu chuẩn còn thiếu. Và nó tốn kém, vì khi lập kế hoạch người ta dùng con số trung bình, trong khi thực tế lại xảy ra với 45 phút.

Con số thứ hai là tỷ lệ phải làm lại. Có bao nhiêu công việc bị trả về, bao nhiêu lần ai đó phải làm lại từ đầu? Ghi lại nguyên nhân và bạn hiếm khi tìm thấy 20 lý do khác nhau. Thường chỉ có 3 lý do, và chúng cứ lặp đi lặp lại.

Một tiêu chuẩn không phải là một cái lồng, đó là cách làm tốt nhất được biết đến cho đến khi ai đó tìm ra cách tốt hơn. Và nó cũng nên được viết ra theo đúng tinh thần đó. Viết một mình ở bàn làm việc thì tiêu chuẩn đó sẽ không bao giờ đến được hiện trường. Viết cùng những người thực hiện công việc đó mỗi ngày thì họ sẽ tự nguyện đón nhận nó.

Cái bẫy: lấy người nhanh nhất làm chuẩn mực. Một tiêu chuẩn không phải là thời gian tốt nhất trong một ngày thuận lợi, mà là cách làm an toàn tốt nhất mà một đồng nghiệp mới có thể làm được sau một tuần. Nếu không, bạn sẽ có một tiêu chuẩn mà không ai tuân theo, và điều đó còn tệ hơn là không có tiêu chuẩn nào cả.

Bước đầu tiên: chọn công việc gây ra nhiều câu hỏi nhất. Quan sát nó 3 lần, ghi lại cách làm tốt nhất, thử nghiệm cùng cả đội trong một tuần. Sau đó, luồng công việc sẽ quyết định, chứ không phải tâm trạng của ngày hôm đó.