Ryd op i kontorkaosset: Gør søgetiden synlig, og luk de brudte overdragelser
Spild på kontoret har en uretfærdig fordel: Det ligner arbejde. På gulvet stopper linjen, og alle ser flaskehalsen med det samme. Ved skrivebordet stirrer alle koncentreret på en skærm, og alligevel venter opgaven. Netop derfor bliver kontoret sjældent målt og for det meste bare gættet på.
Der findes ét tal, der forklarer næsten alt: søgetid pr. opgave. Ikke tiden, du bruger på selve arbejdet, men tiden, du bruger på at lede efter en fil, en oplysning eller den rette person. At måle det koster ingenting. I én uge noterer du hver gang, du søger, og hvor længe det tager.
Et eksempel fra et kontor med otte medarbejdere: 14 minutters søgning pr. person pr. dag, 220 arbejdsdage, 48 euro i fuld omkostning pr. time. Det bliver til cirka 411 timer om året, omkring 19.700 euro. Bare til søgning. Ingen kunde betaler for de timer, og de dukker op i ingen rapport.
Det hænger næsten altid fast i den samme kæde. Forespørgslen kommer med mail, tilbuddet bygges i et regneark, ordren tastes ind i ERP-systemet, følgesedlen ligger i en skabelon, og fakturaen findes et helt andet sted igen. Fire overdragelser, fire chancer for at taste forkert, fire steder hvor det samme kundenummer bliver genopfundet.
Håndtaget er ikke det næste værktøj, det er overdragelsespunktet. Hvem giver hvad videre til hvem, hvornår og i hvilken form? Så snart det spørgsmål har et klart svar, forsvinder det meste af søgningen af sig selv, fordi informationen nu ligger, hvor den næste person forventer den.
Faldgruben: Software retter ikke en brudt proces, den gør den bare hurtigere. Digitaliserer du en dobbeltregistrering, får du en digital dobbeltregistrering, hvor fejlene nu ankommer i realtid. Ret først flowet, automatisér bagefter.
Start i det små. Noter det i én uge, papir er fint. Skriv derefter de tre hyppigste grunde til, at du måtte søge. På de fleste kontorer fører alle tre tilbage til den samme manglende regel, og den regel kan aftales på en enkelt eftermiddag.