कार्यालय की अव्यवस्था दूर करें: खोज का समय दृश्यमान बनाएँ और टूटे हुए हैंडओवर बंद करें
कार्यालय में बर्बादी को एक अनुचित बढ़त हासिल है: यह काम जैसी दिखती है। शॉप फ़्लोर पर लाइन रुकती है और सब उस जाम को देख लेते हैं। डेस्क पर हर कोई गहराई से स्क्रीन पर टिका दिखता है, और फिर भी काम अटका रहता है। यही वजह है कि कार्यालय को शायद ही कभी मापा जाता है, ज़्यादातर सिर्फ़ अंदाज़ा लगाया जाता है।
एक संख्या लगभग सब कुछ समझा देती है: प्रति काम खोज का समय। वह समय नहीं जो काम के लिए चाहिए, बल्कि वह समय जो आप किसी फ़ाइल, किसी जानकारी या सही व्यक्ति को खोजने में लगाते हैं। इसे मापने में कुछ ख़र्च नहीं होता। एक सप्ताह तक हर बार जब आप कुछ खोजें, नोट कर लें कि कितनी देर लगी।
आठ लोगों के एक कार्यालय का उदाहरण: प्रति व्यक्ति प्रतिदिन खोजने में 14 मिनट, 220 कार्य-दिवस, प्रति घंटा पूरी लागत सहित 48 यूरो। यह सालाना लगभग 411 घंटे बनता है, यानी लगभग 19,700 यूरो। सिर्फ़ खोजने में। इन घंटों के लिए कोई ग्राहक भुगतान नहीं करता, और ये किसी रिपोर्ट में भी नहीं दिखते।
यह लगभग हमेशा उसी कड़ी में उलझा होता है। अनुरोध मेल से आता है, कोटेशन स्प्रेडशीट में बनाया जाता है, ऑर्डर ERP में टाइप किया जाता है, डिलीवरी नोट किसी टेम्पलेट में रहता है, और इनवॉइस फिर कहीं और। चार हैंडओवर, दोबारा टाइप करने के चार मौक़े, चार जगहें जहाँ वही ग्राहक नंबर नए सिरे से बनाया जाता है।
लीवर अगला टूल नहीं है, वह हैंडओवर बिंदु है। कौन किसे क्या, कब और किस रूप में सौंपता है? एक बार इस सवाल का साफ़ जवाब मिल जाए, तो ज़्यादातर खोज अपने आप ख़त्म हो जाती है, क्योंकि जानकारी अब वहीं होती है जहाँ अगला व्यक्ति उसे ढूंढता है।
जाल यह है: सॉफ़्टवेयर टूटी हुई प्रक्रिया को ठीक नहीं करता, वह उसे सिर्फ़ तेज़ कर देता है। दोहरी एंट्री को डिजिटल बना दें, तो अब आपके पास एक डिजिटल दोहरी एंट्री है, और ग़लतियाँ रियल टाइम में सामने आती हैं। पहले प्रवाह को सुलझाएँ, फिर ऑटोमेशन करें।
छोटे से शुरू करें। एक सप्ताह तक नोट करें, काग़ज़ पर भी चलेगा। फिर उन तीन सबसे आम कारणों को लिख लें जिनकी वजह से आपको खोजना पड़ा। ज़्यादातर कार्यालयों में तीनों कारण एक ही अनुपस्थित नियम पर वापस आते हैं, और वह नियम एक ही दोपहर में तय किया जा सकता है।