Neħħi l-kaos tal-ufficcju: agħmel il-ħin tat-tfittxija viżibbli u rranġa t-trasferimenti mkissra
Il-ħela fl-ufficcju għandha vantaġġ inġust: tidher bħal xogħol. Fuq il-linja tal-produzzjoni, il-linja tieqaf u kulħadd jara l-konġestjoni. Fuq mejda tal-ufficcju, kulħadd iħares lejn skrin b'attenzjoni sħiħa, u xorta waħda x-xogħol jistenna. Għalhekk eżatt l-ufficcju rarament jitkejjel u fil-biċċa l-kbira jiġi ssupponut biss.
Hemm numru wieħed li jispjega kważi kollox: il-ħin tat-tfittxija għal kull xogħolija. Mhux il-ħin li teħtieġ għax-xogħol innifsu, iżda l-ħin li tqatta' tfittex fajl, biċċa informazzjoni jew il-persuna t-tajba. Il-kejl tiegħu ma jiswa xejn. Għal ġimgħa waħda, niżżel kull darba li tfittex, u għal kemm żmien.
Eżempju minn ufficcju ta' tmien persuni: 14-il minuta ta' tfittxija għal kull persuna kuljum, 220 jum tax-xogħol, 48 ewro kost sħiħ għal kull siegħa. Dak huwa madwar 411-il siegħa fis-sena, madwar 19,700 ewro. Għat-tfittxija biss. Ebda klijent ma jħallas għal dawk is-sigħat, u ma jidhrux fl-ebda rapport.
Kważi dejjem jiddependi mill-istess katina. It-talba tasal bil-posta, il-kwotazzjoni tinbena f'folja elettronika, l-ordni tiġi ttajpjata fl-ERP, in-nota tal-kunsinna tgħix f'mudell, il-fattura xi mkien ieħor għal darb'oħra. Erba' trasferimenti, erba' opportunitajiet biex terġa' ttajpja, erba' postijiet fejn l-istess numru tal-klijent jiġi reinventat.
Il-lieva mhijiex l-għodda li jmiss, hija l-punt tat-trasferiment. Min jgħaddi x'liema lil min, meta, u f'liema forma? Ladarba dik il-mistoqsija jkollha tweġiba ċara, il-biċċa l-kbira tat-tfittxija tisparixxi waħidha, għax l-informazzjoni issa tinsab fejn il-persuna li jmiss tistenniha.
In-nassa: is-softwer ma jsewwix proċess miksur, biss iħaffuh. Iddiġitalizza dħul doppju u issa jkollok dħul doppju diġitali, bl-iżbalji jaslu f'ħin reali. L-ewwel irranġa l-fluss, imbagħad awtomatizza.
Ibda żgħir. Niżżel kollox għal ġimgħa waħda, karta tajba biżżejjed. Imbagħad ikteb it-tliet raġunijiet l-aktar komuni li kellek tfittex. Fil-biċċa l-kbira tal-ufficini, it-tlieta jerġgħu lura għall-istess regola nieqsa, u dik ir-regola tinftiehem f'wara nofsinhar wieħed.