กำจัดความวุ่นวายในสำนักงาน: ทำให้เวลาค้นหามองเห็นได้และปิดจุดส่งต่องานที่พัง

ความสูญเปล่าในสำนักงานมีข้อได้เปรียบที่ไม่เป็นธรรม: มันดูเหมือนงาน ที่หน้างานผลิต สายพานหยุด ทุกคนเห็นปัญหาคอขวดทันที แต่ที่โต๊ะทำงาน ทุกคนจ้องหน้าจออย่างตั้งใจ แต่งานก็ยังคงรอต่อไป นี่คือเหตุผลที่สำนักงานแทบไม่เคยถูกวัดผล มีแต่การเดา

มีตัวเลขหนึ่งตัวที่อธิบายเกือบทุกอย่างได้: เวลาค้นหาต่อหนึ่งงาน ไม่ใช่เวลาที่ใช้ทำงานจริง แต่เป็นเวลาที่ใช้ตามหาไฟล์ ข้อมูล หรือคนที่ใช่ การวัดค่านี้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรเลย แค่จดบันทึกทุกครั้งที่คุณค้นหาและใช้เวลานานเท่าไหร่เป็นเวลา 1 สัปดาห์

ตัวอย่างจากสำนักงานที่มีพนักงาน 8 คน: ค้นหา 14 นาทีต่อคนต่อวัน คูณด้วย 220 วันทำงาน ต้นทุนเต็ม 48 ยูโรต่อชั่วโมง รวมแล้วประมาณ 411 ชั่วโมงต่อปี คิดเป็นเงินราว 19,700 ยูโร เฉพาะการค้นหาเท่านั้น ไม่มีลูกค้ารายไหนจ่ายเงินสำหรับชั่วโมงเหล่านั้น และมันก็ไม่ปรากฏในรายงานใด ๆ ด้วย

ปัญหาแทบทุกครั้งอยู่ที่ห่วงโซ่เดียวกัน: คำขอเข้ามาทางอีเมล ใบเสนอราคาทำในสเปรดชีต คำสั่งซื้อพิมพ์เข้า ERP ใบส่งของอยู่ในเทมเพลตหนึ่ง ใบแจ้งหนี้อยู่อีกที่หนึ่ง 4 จุดส่งต่องาน 4 โอกาสที่จะพิมพ์ผิด 4 จุดที่หมายเลขลูกค้าเดิมถูกสร้างขึ้นใหม่ซ้ำแล้วซ้ำเล่า

จุดคานงัดไม่ใช่เครื่องมือตัวใหม่ แต่คือจุดส่งต่องาน ใครส่งอะไรให้ใคร เมื่อไหร่ และในรูปแบบไหน เมื่อคำถามนี้มีคำตอบที่ชัดเจนแล้ว การค้นหาส่วนใหญ่ก็จะหายไปเอง เพราะข้อมูลอยู่ในที่ที่คนต่อไปคาดหวังไว้แล้ว

กับดักคือ: ซอฟต์แวร์ไม่ได้แก้กระบวนการที่พังอยู่แล้ว มันแค่ทำให้เร็วขึ้นเท่านั้น เปลี่ยนการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนให้เป็นดิจิทัล คุณก็จะได้การป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนแบบดิจิทัล ที่ข้อผิดพลาดมาถึงแบบเรียลไทม์ จัดระเบียบขั้นตอนการทำงานก่อน แล้วค่อยทำให้เป็นอัตโนมัติ

เริ่มจากสิ่งเล็ก ๆ จดบันทึกไว้ 1 สัปดาห์ กระดาษก็พอ จากนั้นเขียนสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด 3 ข้อที่ทำให้คุณต้องค้นหา ในสำนักงานส่วนใหญ่ ทั้ง 3 ข้อมักย้อนกลับไปที่กฎเดียวกันที่ขาดหายไป และกฎนั้นตกลงกันได้ภายในบ่ายเดียว