Εξάλειψε το χάος στο γραφείο: κάνε τον χρόνο αναζήτησης ορατό και κλείσε τις σπασμένες παραδόσεις
Η σπατάλη στο γραφείο έχει ένα άδικο πλεονέκτημα: μοιάζει με δουλειά. Στο εργοστάσιο η γραμμή σταματά και όλοι βλέπουν το μπλοκάρισμα. Σε ένα γραφείο, όλοι κοιτάζουν μια οθόνη απορροφημένοι, κι όμως η δουλειά περιμένει. Γι' αυτόν ακριβώς τον λόγο το γραφείο σπάνια μετριέται και συνήθως απλώς εικάζεται.
Υπάρχει ένας αριθμός που εξηγεί σχεδόν τα πάντα: ο χρόνος αναζήτησης ανά εργασία. Όχι ο χρόνος που χρειάζεσαι για τη δουλειά, αλλά ο χρόνος που ξοδεύεις ψάχνοντας ένα αρχείο, μια πληροφορία ή το σωστό άτομο. Η μέτρησή του δεν κοστίζει τίποτα. Για μία εβδομάδα σημείωσε κάθε φορά που ψάχνεις και για πόση ώρα.
Ένα παράδειγμα από ένα γραφείο οκτώ ατόμων: 14 λεπτά αναζήτησης ανά άτομο την ημέρα, 220 εργάσιμες ημέρες, 48 ευρώ πλήρες κόστος ανά ώρα. Αυτό βγάζει περίπου 411 ώρες τον χρόνο, γύρω στα 19.700 ευρώ. Μόνο για αναζήτηση. Κανένας πελάτης δεν πληρώνει γι' αυτές τις ώρες και δεν εμφανίζονται σε καμία αναφορά.
Σχεδόν πάντα κολλάει στην ίδια αλυσίδα. Το αίτημα φτάνει με email, η προσφορά φτιάχνεται σε ένα λογιστικό φύλλο, η παραγγελία πληκτρολογείται στο ERP, το δελτίο παράδοσης ζει σε ένα πρότυπο, το τιμολόγιο κάπου αλλού πάλι. Τέσσερις παραδόσεις, τέσσερις ευκαιρίες για επανεισαγωγή, τέσσερα σημεία όπου ο ίδιος αριθμός πελάτη επανεφευρίσκεται.
Ο μοχλός δεν είναι το επόμενο εργαλείο, είναι το σημείο παράδοσης. Ποιος δίνει τι σε ποιον, πότε και με ποια μορφή; Μόλις αυτή η ερώτηση έχει μια καθαρή απάντηση, το μεγαλύτερο μέρος της αναζήτησης εξαφανίζεται από μόνο του, γιατί η πληροφορία βρίσκεται πλέον εκεί που την περιμένει ο επόμενος.
Η παγίδα: το λογισμικό δεν διορθώνει μια χαλασμένη διαδικασία, απλώς την επιταχύνει. Ψηφιοποίησε μια διπλή καταχώρηση και τώρα έχεις μια ψηφιακή διπλή καταχώρηση, με τα λάθη να φτάνουν σε πραγματικό χρόνο. Τακτοποίησε πρώτα τη ροή, μετά αυτοματοποίησε.
Ξεκίνα μικρά. Σημείωσέ το για μία εβδομάδα, χαρτί είναι μια χαρά. Μετά γράψε τους τρεις πιο συχνούς λόγους που χρειάστηκε να ψάξεις. Στα περισσότερα γραφεία, και οι τρεις οδηγούν στον ίδιο ελλείποντα κανόνα, κι αυτός ο κανόνας συμφωνείται σε ένα απόγευμα.