Odpravi pisarniški kaos: naredi čas iskanja viden in zapri pokvarjene predaje

Izguba v pisarni ima nepravično prednost: izgleda kot delo. Na proizvodni liniji se linija ustavi in vsi vidijo zastoj. Za mizo vsi strmijo v zaslon z globoko koncentracijo, pa vendar naloga čaka. Prav zato pisarno redko merijo, večinoma jo le ugibajo.

Obstaja ena številka, ki pojasni skoraj vse: čas iskanja na nalogo. Ne čas, ki ga potrebuješ za delo, temveč čas, ki ga porabiš za iskanje datoteke, podatka ali prave osebe. Merjenje ne stane nič. En teden si zapisuj vsak trenutek, ko iščeš, in koliko časa ti to vzame.

Primer iz pisarne osmih ljudi: 14 minut iskanja na osebo na dan, 220 delovnih dni, 48 evrov polne ure dela. To je približno 411 ur na leto, okoli 19.700 evrov. Samo za iskanje. Nobena stranka ne plača teh ur in v nobenem poročilu se ne pojavijo.

Skoraj vedno se zatakne pri isti verigi. Povpraševanje pride po pošti, ponudba nastane v preglednici, naročilo se ročno vnese v ERP, dobavnica živi v svoji predlogi, račun spet nekje drugje. Štiri predaje, štirikrat priložnost za ponovno tipkanje, štiri mesta, kjer se isto številko stranke znova izumi.

Vzvod ni naslednje orodje, temveč točka predaje. Kdo komu kaj preda, kdaj in v kakšni obliki? Ko ima to vprašanje jasen odgovor, večina iskanja izgine sama od sebe, ker informacija zdaj leži tam, kjer jo naslednja oseba pričakuje.

Past: programska oprema ne popravi pokvarjenega procesa, le pospeši ga. Digitaliziraj dvojni vnos in imaš digitalni dvojni vnos, napake pa prihajajo v realnem času. Najprej uredi potek, šele nato avtomatiziraj.

Začni majhno. En teden si zapisuj, papir je povsem dovolj. Nato izpiši tri najpogostejše razloge, zakaj si moral iskati. V večini pisarn se vsi trije vračajo k istemu manjkajočemu pravilu, in to pravilo se dogovori v enem samem popoldnevu.