Korista büroo kaos: tee otsimisaeg nähtavaks ja sulge katkised üleandmised

Raiskamisel büroos on ebaaus eelis: see näeb välja nagu töö. Tootmises jääb liin seisma ja kõik näevad ummikut. Laua taga vaatab igaüks süvenenult ekraani, ja ikkagi ootab töö. Just seepärast mõõdetakse bürood harva, enamasti arvatakse.

On üks number, mis seletab peaaegu kõike: otsimisaeg tööülesande kohta. Mitte aeg, mida vajad töö tegemiseks, vaid aeg, mille kulutad faili, teabetüki või õige inimese otsimisele. Selle mõõtmine ei maksa midagi. Ühe nädala jooksul märgi üles iga kord, kui otsid, ja kui kaua see aega võttis.

Näide kaheksaliikmelisest büroost: 14 minutit otsimist inimese kohta päevas, 220 tööpäeva, 48 eurot täiskoormusega tunnihind. See teeb umbes 411 tundi aastas, umbes 19 700 eurot. Ainuüksi otsimise peale. Selle eest ei maksa ükski klient, ja see ei ilmu ühelegi aruandele.

Peaaegu alati on põhjus sama ahel. Päring saabub e-kirjaga, pakkumine koostatakse tabelis, tellimus trükitakse ERP-i, saateleht elab oma mallis, arve on jälle mujal. Neli üleandmist, neli võimalust uuesti sisestada, neli kohta, kus sama kliendinumber luuakse uuesti.

Hoob ei ole järgmine tarkvara, vaid üleandmiskoht. Kes annab mida kellele, millal ja mis kujul üle? Kui sellele küsimusele on selge vastus, kaob suurem osa otsimisest iseenesest, sest teave on nüüd seal, kus järgmine inimene seda ootab.

Lõks: tarkvara ei paranda katkist protsessi, see ainult kiirendab seda. Digitaliseeri topeltsisestus ja sul on nüüd digitaalne topeltsisestus, kus vead jõuavad kohale reaalajas. Korrasta esmalt voog, alles siis automatiseeri.

Alusta väikeselt. Märgi üles üks nädal, paber sobib hästi. Seejärel kirjuta välja kolm kõige sagedasemat põhjust, miks pidid otsima. Enamikus büroodes taanduvad kõik kolm samale puuduvale reeglile, ja see reegel lepitakse kokku ühe pärastlõunaga.